Każdy, kto prowadzi firmę lub pracuje w dziale kadr czy księgowym, wie, ile w skali miesiąca czy kwartału generowanych jest papierowych dokumentów. Już niewielkie przedsiębiorstwa czy jednoosobowe działalności gospodarcze borykają się z tym problemem. Jak długo przechowywać dokumenty papierowe, by w razie kontroli mieć wszystko, co niezbędne? Po jakim czasie można je zutylizować i w jaki sposób to zrobić?
Dokumenty papierowe czy elektroniczne?
Coraz większej liczby dokumentów nie drukuje się na papierze, a stawia na bardziej ekologiczne i zajmujące mniej miejsca rozwiązanie: wydanie elektroniczne. Od jakiegoś czasu z powodzeniem funkcjonują np. e-faktury, w tym roku wprowadzono e-skierowania do lekarzy specjalistów. Z drugiej jednak strony gromadzone przez lata dokumenty - np. pracownicze - ciężko zdigitalizować, jest to bardzo czasochłonne, dlatego nadal w wielu jednostkach funkcjonują papierowe akta oraz teczki. Ponadto niektóre rodzaje dokumentów łatwiej tworzyć i przechowywać w formie papierowej - szczególnie osobom, które od lat korzystają wyłącznie z takiej formy.
Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe?
Według aktualnie obowiązujących przepisów dokumenty podatkowe, a są to m.in. PIT-y, deklaracje podatkowe, rachunki na podstawie, których podatnik skorzystał z ulgi podatkowej czy pocztowe lub elektroniczne potwierdzenia nadań dokumentów należy przechowywać przez 5 lat. Czas ten liczony jest od roku, którego dotyczy rozliczenie podatkowe.
Jak długo przechowywać dokumenty z ZUS-u?
Terminy przechowywania dokumentów z ZUS-u zależą od tego, kiedy zostały one tam złożone. Wszelkie dokumenty złożone w tym urzędzie do ostatniego dnia 2011 roku należy przechowywać przez 10 lat. Z kolei dokumenty złożone od 1 stycznia 2012 roku do ZUS-u należy przechowywać przez 5 lat, licząc od daty ich złożenia. W zależności od tego, jak zostały przekazane dokumenty do ZUS-u, w takiej formie należy przechowywać ich kopie: papierową dokumentację w formie papierowej, a elektroniczną w e-wersji.
Jak długo przechowywać dokumenty pracownicze?
O tym, jak długo przechowywać dokumenty pracownicze, decyduje data zatrudnienia lub rozwiązania umowy. Dokumenty pracownicze osób zatrudnionych do końca 2018 roku należy przechowywać aż przez 50 lat, licząc od dnia kiedy osoba przestała pracować w tej firmie. Od początku 2019 roku weszły w życie korzystne zmiany, które znacząco skracają czas przechowywania tego typu dokumentów. Dokumentację pracowniczą każdego, kto został zatrudniony po 1 stycznia 2019 roku, należy przechowywać, ale tylko przez 10 lat.
Jak zniszczyć dokumenty papierowe?
Jeżeli na papierowych dokumentach znajdują się dane osobowe, to należy zniszczyć je w taki sposób, by uniemożliwić ich ponowne odtworzenie. Wiele firm jest wyspecjalizowanych w usłudze niszczenie dokumentów papierowych. Gdy minie odpowiedni czas i dokumentów - podatkowych, z ZUS-u czy pracowniczych - nie trzeba nadal przechowywać, warto znaleźć metodę, dzięki której skutecznie się je zutylizuje.
